Politique de confidentialité

POLITIQUE DE GESTION DES DONNÉES

La politique de l’école française internationale de Marbella (EFIM) en ce qui concerne la collecte, l’usage, la transmission, la gestion et la protection des données personnelles est soumise au Règlement européen tel que transposé sur la protection des données. Cette réglementation reconnait à la fois le droit des individus de protéger leurs données – y compris le droit d’accès et de correction – et le besoin de l’EFIM de collecter, d’utiliser et de transmettre des données dans un but légitime et raisonnable.

Il porte sur les éléments suivants :


Données Collectées et utilisation

L’école française internationale de Marbella (EFIM) collecte et peut utiliser les données personnelles des élèves (Nom, adresse, date de naissance, photos, scolarité, participation à des activités, prise en charge d´activités, mise en place d´un projet) aux fins suivantes (liste non exhaustive) :

  • Respect de la réglementation (ex : respect des normes émises par le Ministère de l’Education nationale, dossiers administratifs, taxes etc.)
  • Transfert de données à caractère personnel pour la Base Utilisateurs AEFE par l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger (AEFE)
  • Organisation des cours et publication des résultats des élèves
  • Administration générale (ex : gestion de projets, communication relative au travail ou à l’enseignement, dossiers scolaires)
  • Scolarité (ex : prix, récompenses, certifications, réalisations scolaires, écoles fréquentées)
  • Admission des élèves (ex: nouvelle admission, retrait/annulation)
  • Communication avec les parents ou représentants légaux (emails des enseignants, service Orientation, communication de crise)
  • Voyages scolaires (ex: organisation, logistique, besoins médicaux, besoins alimentaires, inscription)
  • Enregistrement pour les Activités Extra Scolaires et les Activités Sportives du Secondaire
  • Besoins médicaux (ex : allergies)
  • Inscription au Alumni et services aux anciens élèves (répertoire)
  • Assurances
  • Transmission d’informations aux écoles tierces demandeuses dans le cadre de leurs démarches d’admission

L’école collecte et peut utiliser les données personnelles des parents ou responsables légaux des élèves (tels que le nom, date de naissance, adresse email, téléphone, coordonnées bancaires) aux fins suivantes (liste non exhaustive) :

  • Communication avec les parents ou représentants légaux (au travers des enseignants, de la Direction de l’école, du service Orientation ou de l’administration)
  • Besoins médicaux en cas d’urgence (ex : contact de la famille en cas d’accident ou de risque majeur)
  • Voyages scolaires (ex: organisation, logistique, besoins médicaux, besoins alimentaires, inscription)
  • Levée de fonds pour les besoins de l’école
  • Facturation et paiement (ex: facturation des frais d’écolage, solde de tout compte et historique de paiement, processus de paiement)

Sous réserve de l’autorisation expresse l’école française internationale de Marbella (EFIM) peut :

  • Communiquer l’adresse mail des parents ou représentants légaux à la Commission Parents et aux délégués des parents
  • Utiliser les données personnelles des élèves (nom, photos, films etc…) uniquement à des fins non commerciales, incluant :
    • Usages internes : livret scolaire, brochure, affiche, photo de classe
    •  projets pédagogiques etc…
    • Usages externes : site internet et réseaux sociaux de l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Étranger, site internet et réseaux sociaux de l’école, documents de présentation de l’école, etc…

LE CONSENTEMENT

Consentement parental

S’agissant d’élèves dans les niveaux allant jusqu’au CM2 inclu, l’accord parental est considéré comme suffisant.

L’école française internationale de Marbella (EFIM) peut être amené à collecter et utiliser les données personnelles des élèves et de leurs parents ou représentants légaux.

Consentement implicite

Lorsqu’une personne a librement décidé de participer à une situation ou à un processus dans lequel la collecte de données personnelles peut raisonnablement être envisagée, un consentement implicite peut être considéré comme donné. Cela concerne :

  • Les dossiers d’inscription des élèves (processus d’admission avant acceptation)
  • Les demandes d’informations entraînant un processus de suivi et de réponse
  • L’utilisation de la vidéo surveillance dans l’EFIM
  • Les évènements organisés par l’EFIM

GESTION ET PROTECTION DES DONNÉES

Sécurité des données

L’école française internationale de Marbella (EFIM) s’engage à :

  • Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé, notamment lorsque le traitement des données implique la transmission ou le stockage sur ou dans un réseau.
  • Notifier les personnes concernées en cas d’accès accidentel ou non autorisé à leurs données pouvant conduire à des dommages ou préjudices.

Droits d’accès, de correction et de retrait

Les parents ont le droit de consulter les données personnelles qui les concernent ou concernent leurs enfants (sous réserve des exclusions listées ci-dessous) et de demander des modifications ou corrections de ces données.

Les personnes concernées peuvent s’adresser au DPD mentionné au paragraphe « Personnes responsables », en vue d’exercer leurs droits envers le responsable du traitement.

Exceptions au droit d’accès La loi ne prévoit pas le droit d’accès à toutes les informations détenues par une organisation. Ainsi, l’école se réserve le droit de refuser l’accès aux :

  • Opinions conservées à des fins d’évaluation
  • Copies ou résultats d’examens
  • Références confidentielles écrites pour appuyer la candidature d’un étudiant auprès d’autres établissements d’enseignement ou cours
  • Données ou documents qui fourniraient des données personnelles sur d’autres individus en violation de la directive

Partage des données avec des tiers

Les données personnelles peuvent être transmises par l’école à des tiers, prestataires de service ou agents (tels que les agences de voyage, compagnies d’assurance et sociétés d’hébergement de données) ou prestataires informatiques (gestion scolaire des élèves, gestion comptable). Les données personnelles peuvent également être transmises au Ministère de l’Education Nationale Français, à l’AEFE, ou à l’Ambassade France en Espagne.

L’EFIM partagera ces données uniquement afin d’obtenir les services nécessaires de ces tiers et non à des fins commerciales.

L’EFIM signe des contrats afin de s’assurer que les tiers utilisent les données uniquement dans le but de la prestation du service et prennent les précautions appropriées pour protéger les données.

Dans certains cas, par exemple dans le cadre de services en ligne, il n’existe pas de contrat explicite. Dans ces cas-là, l’EFIM s’assurera que les conditions générales du service prévoient que :

  • L’école demeure propriétaire des données.
  • Le prestataire de service n’est pas autorisé à utiliser les données confiées pour quelque autre but que celui de fournir le service demandé.
  • Le prestataire de service prend les précautions raisonnables pour assurer la sécurité des données.
  • Lorsque l’école mettra fin à sa relation avec le prestataire, toutes les données seront effacées et ne seront en aucun cas utilisées à d’autres fins.

Personnes responsables

Le Délégué à la Protection des Données (DPD) est chargé :

  • d’informer et de conseiller le responsable de traitement
  • de contrôler le respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données;
  • de conseiller l’organisme sur la réalisation, dans certains cas, d’une analyse d’impact (PIA) et d’en vérifier l’exécution;
  • de coopérer avec l’autorité de contrôle et d’être le point de contact de celle-ci.

C’est la personne à contacter pour toute question ou plainte en relation avec la protection des données et pour toute demande d’accès, de modification, restitution et effacement de données.

Contact : dpo@efimarbella.com

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